※2021/6/15追記
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2017年前後から不動産業界でもオンライン業務効率化のための活用が始まったRPA。IT化が遅いと言われる不動産業界においても他業界に負けず劣らず事業に活用している企業は多いようです。ここでは、新しいテクノロジーであるRPAが何かを出来るだけ分かりやすく解説し、不動産業務とRPAの親和性の高さについて説明していきます。
記事の後半には、各不動産会社でのRPA導入の実際の活用取り組み事例を紹介していますので、ぜひ是非最後まで読んでいただけると嬉しいです。
不動産大手50％以上が導入するRPA
RPAとは正式名称「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略です。ホワイトカラーの定型的なオフィスワークをソフトウェアロボットが覚えて代行する業務効率化の機能を備えたdxソリューションとして期待されています。
不動産業務に置き換えるとマンションなどの物件担当者である社員が、物件管理や契約管理のための物件情報の入力作業や、1つの同じ情報を複数のシステムに転記する業務をロボットが代わりにおこなう事で業務効率化が進められました。
単純な入力作業や転記作業などアナログなオフィスワークが多い不動産業界では、RPAを導入によるdx化で得られる業務効率化のメリットは非常に大きいといえます。ロボットは人よりも早いスピードで動き、かつミスなく業務効率化を行うことができ、マネジメントも不要。社員を雇用するときのように退職リスクもありません。
これだけ聞くと、不動産業務のdx化による業務効率化においては非常にすばらしいデジタルトランスフォーメーションの取り組みとして良いソリューションに聞こえますが、万能ではありません。新しいテクノロジーであるRPAは購入、導入後に社員が業務プロセスに沿ってロボットを開発・管理・運用するリソースが必要になってくるのです。その為社内エンジニアがいる事が望ましいですが、不動産の会社では社内エンジニアを雇っていない会社が多いです。そのような不動産会社の場合は外部に委託することをお勧めします。
社内で内製化して、業務効率化を計る不動産事業者はことごとく失敗に終わっているようです。RPAの開発等には沢山のリソースが必要な為、日々の不動産関連のオフィス業務＋RPA業務の掛け持ちは困難であることが大きな理由といえます。
予算等の関係で内製化にチャレンジする不動産事業者は、デジタルトランスフォーメーションに関する技術的な知識が不要でも開発出来るRPAを選ぶことが望ましいです。
「うちは大きな不動産会社じゃないし、導入や保守の費用は払えないよ！」
というそこのあなたに朗報です。
下記では小さな不動産事業者屋でも導入可能なおすすめ業務効率化デジタルトランスフォーメーションDXツールを解説しています。ぜひご覧ください。↓↓
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また、下記には小規模不動産事業者でも利用できる、オフィス業務効率化ツールについてまとめています。ぜひ、参考にしてください。
RPAを導入する前に考えておきたいこと
これまで説明してきたように、新しいデジタルトランスフォーメーションのひとつであるRPAを導入することは、不動産会社の事業運営に関わるあらゆるオンライン業務をオートメーション化することでオフィス業務の効率化への取り組みを実現することが可能になりました。
しかしながら、新しいテクノロジーであるRPAの導入前に絶対に欠かしてはならない視点が一つあります。
それは、ただオンライン業務をオートメーション化することではなく、オートメーション化する対象のオンライン業務を予め改善しておくことが非常に重要であるという点である。
なぜなら、どれだけオンライン業務が新しいテクノロジーによりオートメーション化されていたとしても、オートメーション化したオフィス業務が競合他社と比べて2倍、3倍時間がかかってしまうほど非効率だった場合、どれだけ機械に任せたとしても業務効率化を行うには限界があるからです。
また、RPAはそれぞれの会社のオンライン業務にカスタマイズできる反面、導入後に業務プロセスの変更を行うためにはお金も時間もかかります。
そのため、みなさんがデジタルトランスフォーメーションの一環としてRPAを導入する時は、まずは自社のオフィス業務そのものの改善に取り組みを行うことが非常に重要なのです。
あなたの会社も、もし新しいテクノロジーであるRPAを導入するのであれば、上記を思い出し、もし非効率的な業務があるならあらかじめ改善しておくことをおすすめします。
下記には、業務効率化に関連した記事をまとめました。気になる方はぜひチェックしてみてください。
不動産業務効率化にRPAがおススメの理由
昨今、不動産業界でも導入する事業者会社が増えているRPAサービスですあるが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、事業を目覚ましく変革していくRPAを導入するメリットについて、大きく4つに分けて紹介していきましょう。
様々な事務作業が大幅に削減でき、効率化につながる
不動産業務の効率化にRPAがオススメな最も大きな理由は、データの管理や契約管理などのアナログ的なオフィスの事務作業をロボットが代替することによって、作業効率を大幅に高めてくれる点にあります。
不動産業界は一般的に労働集約型と言われるビジネスモデルです。
各種データの登録、管理から営業まで、様々なオフィス業務がデジタル化されていないことが多く、非効率的であることといえます。
結果的にほとんどの業務において担当者である社員の手足を使わなければならず、労働力に依存した業態になってしまっている事業者会社はいまだに少なくありません。
不動産業界で物件情報の登録や管理などを担当していた方は下記のようなことに頭を抱えたことが多いのでは無いでしょうか。
- 非効率な賃貸物件や売買物件の情報管理
- 非効率な顧客情報や契約情報の管理
- 各システムへのデータの転記の手間や入力ミス
- 上記の情報を記載している書類の管理
デジタル化されていないがために物件担当者が頭を抱える顕著な例として、手書きで行うアナログなデータの管理が思い当たるのでは無いでしょうか。
不動産業務効率化にRPAがオススメな理由は、データの登録や管理、契約管理などの事務作業の効率を最大限に高めてくれる点にあります。
例えば、不動産業界では物件情報や顧客情報、申し込みに関する契約手続き内容など様々なデータを扱います。しかし、それらのデータの管理はネット上のデータベースではなく紙に書くというアナログな方法で管理していることが少なくありません。そのため、書類のやりとりにはFAXを用いたり、不動産ポータルサイトなどの外部システムのデータベースに紙の内容を写すなど手間が発生してしまい、結果的に非効率になってしまいます。また、これらの非効率的なオフィス作業のほとんどが、社員が日頃の接客や営業などの業務と同時に行う必要があります。
このため、2020年現在でも紙やFAX、電話などのアナログな手法を活用してオフィス業務をおこなっている事業者は非常に多いようです。その為、売上を増やす為にはその分の雇用を増やすしかなく、売上増＝雇用増(人材増)という図式になっています。
細かく不動産業務の状況を見ていくと、紙やFAXの帳票を使って複数のシステムに物件情報などを転記する業務や、利用している複数のシステム間で連携がなされていない為、沢山のアナログな入力作業や転記作業が発生し、付加価値が低い単純作業に多くのリソースが割かれている現状があります。またこの様な単純作業は社員の人と時間を奪うだけでなく組織全体のモチベーション低下や付加価値が高い仕事の時間を圧迫する為、オフィス業務の効率を大きく下げてしまい、負の影響が大きいものです。
上記の様なノンコア作業(付加価値が低い業務)の効率化においては、新しいテクノロジーであるRPAが非常に得意とする分野といえます。本来なら社員が行うはずだったシステム間での転記作業といったアナログ定型業務はRPAによる働きで自動化が可能であり、効率化できるのです。また、不動産業界は手書きの帳票を使っての進める業務が多いのですが、こちらもRPAとAI-OCRを組み合わせる事でロボットが動き、手書きの文字をデジタル化してシステムへ転記する事ができるようになります。
手書きの際、どれだけ正確に読み取れるかが重要になりますが、AI-OCRであれば文字だけでなくAIが前後の文字列からも判断をしているので非常に認識率が高まるのです。これによって、RPAは手書きで行うようなアナログ作業も含めて作業の効率を高められるようになります。
人件費が削減できる
デジタルトランスフォーメーションの一つであるRPAの大きなメリットとして、自社の人件費を大きく削減することができることも魅力の一つです。
何度も述べているように、不動産業界は労働集約型のビジネスモデルです。そのため、仮に扱える物件が増えたり、お客様の申し込みや問い合わせが増えたりして会社の売り上げが向上しても、それと同時に下記のような業務のための人員や労働力が必要になってきます。
- 物件や賃貸管理
- 入居者情報や契約の管理や手続き
- 商談、内見、電話やメールといったお問い合わせ対応
- 反響獲得のための追客業
売り上げや反響獲得数の向上に伴って上記の業務が必要になった結果、売り上げに応じて社員も増やす必要があったり、一人あたりの業務が増えたり、売り上げと同時に人件費が上がってしまいます。
しかしながら、RPAを用いることによって一部の業務はロボット化され、人員を必要としないため、余分な社員やオフィス業務を大幅に削減することで、人件費の効率化を進めていくことが可能です。
あなたの会社の業務に合わせてカスタマイズできる
新しいテクノロジーであるRPAを採用するメリットの一つとして、豊富なカスタマイズ性が挙げられます。
RPAのサービスは基本的には多くの機能を持っているオンラインサービスが多いため、多くの場合RPA導入の際にはサービスの担当の社員者と話し合った後、それぞれの会社にあった機能要件を決めて総合的に開発する形です。
そのため、今まで採用していた既存の業務効率化ツールではカバーできなかった自社の業務を代替してくれることがあります。
RPAの新しい開発事例の中には、展示会でのアンケートをデータベースに転記したり、web広告の原稿の校閲を行ったりと、それぞれの会社で行う業務量に応じて様々な作業をロボットが代わりに進めてくれます。
これによってあなたの会社独自の作業であっても、新しいテクノロジーを利用して効率化することが期待できるでしょう。
削減された時間を他の業務に活用できる
RPAツールでは様々なオフィス作業をロボットに代替させることが可能です。
そのため、多くの時間が効率化されることで、余った時間を他の業務に活用できます。
例えば、余った時間でより多くのチラシをポスティングする、来店されたお客様の接客や内見に充てるなど、営業の時間を増やして売り上げに直結することも可能です。
営業などの定常の業務を進めていくこともオススメですが、せっかくであれば新たな集客手法や経営戦略を考える時間に活用することも非常に有効な手段です。
下記の記事では、不動産事業者がすぐに実行できる集客アイデアについてまとめています。
ぜひ、参考にしてみてください。
このように、新しいテクノロジーであるRPAは本来であれば物件担当の社員者が行うはずだった様々なオフィス業務を代わりに行ってくれる優れものです。
デジタルトランスフォーメーションは一般的に、オンラインの導入や維持にコストがかかることが少々難点です。しかし、無事導入することができれば、物件管理や賃貸管理、入居者や契約情報の管理やシステム間への転機など、様々な情報の管理が期待できます。
これによって社員は日頃の業務にかかる大きな時間や人件費を効率化し、節約することができる流ので、その分の時間を営業時間や物件情報収集の時間に当てることが可能です。
業務別おすすめRPA4選を徹底比較
一口にRPAといっても、様々な種類の新しいテクノロジーを採用した機能やサービスがあるため、それぞれの事業者にあったRPAを選ぶことが重要です。
ここでは、オフィス業務効率化が期待できる業務について説明を進めた後で、それぞれの業務改善に対応したRPAツールについて紹介していきます。
不動産RPAで改善可能な業務とは？
おすすめの新しいデジタル技術であるRPAツールについて紹介する前に、RPAで期待できる効率化可能なオフィス業務について説明します。
不動産事業における業務とは、大きく分けて2つあります。
1.情報管理系業務
2.営業系業務
情報管理系業務とは、不動産に関わる様々な情報を総合的に管理する業務のことです。
例えば、賃貸物件や売買物件などの物件情報の管理や、入居者の個人情報や契約情報など、申し込みの手続きや物件に関わる様々な情報を管理する業務がこれにあたります。
また、展示会などで行ったアンケート結果や、公開物件の状況などをデータベースに転記する作業も含まれています。
上記でも説明したように、紙からシステムに情報を転記するアナログな単純作業や、連携していない複数のオンラインシステムに情報を複製する作業なども業務効率化の対象です。
このようなノンコア作業は新しいテクノロジーであるRPAの得意分野。総合的な情報管理系作業でも、どのような業務を改善したいかによって導入するRPAを決めることが望ましいでしょう。
営業系業務とは、自社の顧客とのコミュニケーションや接客に関わる業務全般のことを指しています。
例えば、不動産会社へのお問い合わせ対応や来店されたお客様の接客、チラシのポスティング作業、顧客への追客業務や、物上げのための飛び込み営業もこれにあたる。
主に、顧客との接客などコミュニケーションが中心となっているため、デジタル技術を活用できません。テクノロジーで動くRPAが苦手とする業務であり、その他の営業支援系のツールによってオフィスの業務効率化を計ることが重要であるといえます。
営業系業務の効率化が期待できるツールなど、その他のDXツールは下記の記事で解説しているので、ぜひご覧ください。
おすすめRPAツール4選
ここでは、おすすめのRPAツール4選について紹介していきます。
不動産事業に特化した4つのRPAツールです。
より細かい詳細は、下記の外部サイトで紹介されているので、参考にしてみてください。
無料でトライアルを行いたい方へ(2021/1/12現在)
こちらは、HRや面接などのRPAツールを開発しているディップ株式会社が提供しているRPAサービスです。だ。
不動産事業に特化していること、また無料でトライアルを始めることができるので安心なのが最大の強みとなります。である。
1日1時間以上かかる情報管理業務が5分に短縮された事例もあり、上手く用いることで大幅なオフィスの業務効率化が見込めるツールです。
こちらも不動産事業に特化したRPAツールの一つです。
無料で始められる点が安心なだけでなく、展示場の来場者アンケートの転記・集約の自動化や戦略立案に向けて大量の情報を自動取得するといった様々なデジタル技術が魅力の一つといえます。
コストパフォーマンスを重視されたい方へ
RPAらくらくロボシリーズは、デジタルトランスフォーメーションを代表する顧客情報管理クラウドサービスのいえらぶcloudなどを運営している、株式会社いえらぶGROUPが提供するRPAサービスです。
月1万円から利用できる圧倒的なコストパフォーマンスは安心感があり、最大の強みといえます。
また広告の校閲などを行う新しい機能も備わっており、広告を利用する予定がある方はぜひ導入しておきたいツールの一つです。
トライアルのみでなく、最小のコストで安心かつ継続的にRPAを活用したいと考えている方におすすめします。
社内業務に特化したRPAを導入したい方へ
こちらは、株式会社レックアイが提供するRPAサービスです。
サービス名にもあるように不動産事業に特化したデジタル技術のRPAを提供しています。
また、ホームページに記載されている事例数はサービスの中でも最多。不動産事業者の導入実績が多いことが魅力の一つです。 より複雑性が要求される自社独自のRPAを導入したい場合におすすめできるテクノロジーサービスである。
ここまで、不動産事業に特化したRPAサービスについて説明してきました。 ご自身で何のオフィス業務効率化を実現したいか、コストをどのくらいかけることができるかなどを考えた上で、あなたの会社にあったRPAツールを導入することが、RPA導入を成功させる上で重要です。
不動産業界でのRPA導入事例を3社ご紹介
導入事例① 株式会社大京
【RPA導入背景と自動化した業務一例】
「働き方改革」の具体的なオフィス効率化方策の１つとしてRPAの導入を決定しました。デジタルトランスフォーメーションを有効に活用しています。
エレベーター点検や植栽の手入れなどを協力会社に依頼する際の連絡業務にRPAを活用。連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードしてメールに添付する作業と、同システム上の記録をもとにExcelマクロで作成するメール本文の転記作業を自動化することで、これらの作業の効率化を促進しました。これによって、全国の約7,000組合から受託する業務の効率化を進めています。年間2,250時間相当の余力を創出したこのロボットだけでも、RPA導入の初期費用が十分回収できる計算だといわれています。
【RPA導入後の業務削減時間】
グループで稼働中のロボットと、近く稼働を予定するロボットを合わせて、年間約4,700時間相当の人的リソース創出を見込む。
導入事例② 株式会社オープンハウス
【RPA導入背景と自動化した業務一例】
キッカケは土地などの仕入れを担当する開発事業部からの相談。オープンハウスではグループ全体でおよそ8千棟の戸建て住宅を扱っており、膨大な件数の物件情報の基幹システムへの入力を社員の手作業に頼っていました。独自にRPAの新しい機能部品を開発し、これらを組み合わせて社員による入力業務の自動化を実現したのです。これによって、基幹システムへの入力作業の効率化を実現しました。
【RPA導入後の業務削減時間】
RPA導入によりトータル34,773時間の工数削減を実現
事例③ 株式会社レオパレス２１
【RPA導入背景と自動化した業務一例】
新しいテクノロジーであるRPAの導入を実施することによりオフィス業務を効率化するとともに、アナログで単純な事務作業に割く時間を削減し、新規企画の立案やワークライフバランスを達成する働き方改革を推進する目的で導入しました。
レオパレス21の本社部門では、各種システムへのデータ入出力、集計業務といった業務に月間1,612時間の作業時間が割かれており、働き方の課題を抱えていました。デジタル技術を活用したRPA導入によるオフィス業務自動化を行ったことで、業務効率化と同時に正確性の向上も実現。既にRPAの導入に適した8業務にて運用し、73.1％の業務削減を達成していまする。
【RPA導入後の業務削減時間】
今後は作業自動化が見込める356業務を検証した上で順次RPAの導入を推進し、月間1,000時間の作業時間削減を目指す方針。
まとめ~最適なツールを選ぶために〜
今回は不動産事業者の管理業務などを効率化するデジタルトランスフォーメーションの一つ、RPAについて解説した。
最後に本編のおさらいを行なっていきます。
- RPAとは、ルーティーンなどのノンコア作業をコンピューターが代わりに行う業務改善サービスである
- RPAは、物件情報や顧客情報などの管理業務の効率化が得意
- 顧客との接客やコミュニケーションを伴う営業支援や効率化などには向いていないが、それに特化したデジタルトランスフォーメーションツールなどは他にも存在する
- 不動産に特化したデジタル技術を駆使したRPAは、大きく4つあり、それぞれ機能や価格が異なる
- RPAは多くの事業者に導入実績があり、中には大幅な業務削減に貢献した
今回、本日導入事例として取り上げた3社は全て大企業ですだが、中小企業においても効率化のニーズの向上に伴い、新しいテクノロジーを利用したRPAの導入が徐々に開始しています。個人ベースで利用している事業者も少なくありません。
様々なソリューションによって仕事におけるアナログ単純作業を効率化していく流れは今後一気に加速することでしょう。
あなたが物件情報管理などの担当をしているのであれば、不動産デジタルトランスフォーメーション（DX）に関するサービスが多々ある中で今一度、RPAに注目をして業務改善の１つとして検討する事はいかがでしょうか。
当サイトでは本記事意外にも新しい取り組みであるRPAを解説しております。気になる方はチェックしてみてください。
文責：不動産集客革命編集部
