近年、「働き方改革」「ＤＸ（デジタルトランスフォーメーション）」「2025年の崖」「デジタル庁新設」等の言葉を耳にする機会が多くあり様々な業界で業務効率化が推進されてきました。
しかし、不動産業界は他の業界に比べると、事務作業をいまだにＦＡＸや紙を使ったアナログな業務が多く業務効率化が進んでいないと言われています。
様々な目的で労働時間を削減したい不動産会社が増えており、その為には業務効率化を図る必要があります。
業務削減や不動産dx化のニーズの高まりとともに、新規の不動産テックサービスも次々と登場しています。
そこで今回は、不動産業界の現状から具体的な課題、業務効率化に繋がる不動産テックサービスをご紹介します。
1.不動産業界の近況について
不動産業界とは、土地や建物といった不動産を扱う業種です。財務総合政策研究所※の調査によると、2018年度の市場規模が46兆5,363億円と日本でも第4位の非常に大きな業界です。
不動産は一回の取引にかかる金額が膨大なため、このような市場規模が見込まれるのです。
不動産業界では戸建住宅やマンション、アパートの売買や賃貸にはじまり、商業施設や駐車場など、扱う範囲は多岐に渡ります。
それに伴って業務内容も多岐に渡り、大きく分類すると以下の３つに分けられます。
(ア)開発 (イ)販売・仲介 (ウ)管理
(ア)開発
不動産の開発は、主に総合デベロッパーやハウスメーカーなどが行っています。
大きなマンションや商業施設などの建物のデザインやコンセプトなど、建物の企画立案を行う仕事です。このような開発を担っている企業は、開発した不動産（住宅や施設）を販売・賃貸することで主な収益をあげています。また、デベロッパーはゼネコンと協力して仕事を行う場合が多いです。デベロッパー自身は実際に不動産を作っているわけではなく設計や企画などを主に行っており、実際の工事はゼネコンが担っています。
デベロッパーは、宅建士などいくつかの資格を獲得する必要があるため、なることが簡単ではない職業ですが、地図に残る仕事で街づくりに大きく影響を与える事が出来る為、不動産業界の中でも人気の仕事の1つだといえます。
(イ)販売・仲介
不動産販売は顧客に対して建物や土地を販売する事が主な仕事です。大手不動産会社はCMなどの広告も多く打っていることや駅前に店舗を構えているため、不動産販売は消費者にとって最も近い仕事を行なっている業種です。
名のある不動産販売会社は皆さんも知っている有名な企業が多いはずです。
不動産販売の種類は様々で、先ほど紹介した総合デベロッパーのほか、ハウスメーカーや住宅販売会社なども販売に該当します。デベロッパーの建てた新築マンションや住宅を消費者に向けて販売するため、主に新築の不動産物件を扱います。
また、売主と買主の仲介をし、両者の契約条件の調整を行うのが不動産仲介会社です。
具体的には、売主との賃貸契約条件の調整、買主へ向けた物件の紹介・販売活動、買主向けの物件探しといったことを主な業務としています。このように元から存在するマンションや住宅を扱うので、主に中古の物件を扱います。
扱う建物にもよりますが、非常に大きな金額を動かすことになるため、顧客の人生にも大きな影響を与える仕事だといえるでしょう。
(ウ)管理
不動産管理はおもに賃貸物件の保守・管理を行います。オーナーと入居者の間に立って物件の管理をおこない、物件の安定維持に努め、入居者の不満を解消し、オーナーと入居者それぞれが満足のいく住居環境の保持・改善をすることです。家賃の集金や退去後の清掃など業務内容は多岐に渡ります。このように幅広い業務があり、そのための技術も多様であることから、その一部を受委託していることが多い。
1-2.不動産業界の現状
今ご説明をした不動産業界は他の業界に比べて退職率が高くブラックな業界だと言われています。それは長時間労働や業界的に激務である事が理由の１つです。
業界全体としてFAXでのやりとりや紙を用いた業務フローがメインとなっていて不動産業界全体が抱えている非効率的な部分のしわ寄せが現場の長時間労働に繋がっていると考えられます。その結果、有給休暇が取得率低下に繋がり常に人材不足が解消されない状況が続いています。
上記背景から、不動産業界は離職率が低くありません。不動産業界において、業務効率化による労働時間や残業時間の削減は積年の大きな課題であります。
不動産業界の中でも、特に不動産仲介業者はその業務内容が多岐に渡り、業務効率化の必要性が増していると言われています。
来店された顧客対応は勿論、物件情報の登録や写真撮影、メールや電話での問い合わせ対応、顧客情報の入力や管理、店舗の清掃や看板の作成、契約書の作成や、車での案内対応など、業務効率化が可能な業務が非常に多くあります。
また、売上至上主義的な部分から休日出勤や、営業時間外に顧客対応する事もあります。
膨大な業務量で定型業務が多いため十分に業務効率化が可能であるにも関わらず、他の業界に比べてＩＴ化が遅れている業界と言われています。
申込書を手書きで入力しＦＡＸで送信する。紙で日報や帳票を管理するといった業者が数多く存在します。2～3年で電子申込が増えてきましたが割合的には紙の申込書で対応している不動産会社の方が多いです。
現在、企業の利益増に繋げる目的がある事は勿論、社員満足度向上や労働環境の向上を目的として業務効率化を検討する会社が増えています。
多くの企業はＣＲＭ（顧客管理機能）やＥＲＰ（基幹システム）といったシステム導入や情報のクラウド化で場所を選ばす仕事が出来る環境構築をすることで業務効率化をはかろうとしています。
このように、不動産業界では業務効率化を希望する声が上がっており、中でもシステム化を望む企業が多くいることが伺えます。
より単純作業をオートメーション化することで、営業業務など、人の良さを活かして働くことに集中することができるようになります。
1-3.効率化出来る不動産作業は何か？
多岐に渡る不動産業務のなかで、システム導入によって効率化できる作業にはどのようなものがあるでしょうか？ 効率化に適する不動産業務としては、以下のようなものが挙げられます。
物件情報登録業務(ポータルサイトへの出稿業務等)
顧客情報管理業務（顧客情報登録など）
顧客とのコミュニケーション（来店誘導・問い合わせ対応など）
物件管理業務
1-3-1物件情報登録業務(ポータルサイトへの出稿業務等)
物件情報を入力する際に、スーモやホームズなどのポータルサイト毎に物件情報を入力すると、入力の時間や手間が掛かってしまいます。コンバートシステムの様な物件登録を効率化出来るシステムを導入する事で1日あたりの登録件数を増やす事が出来る為、集客増に繋げる事が出来ます。
自社の不動産情報サイトを持っている不動産会社向けに一括で投稿できる仕組みを活用する事も出来ます。
1-3-2顧客情報管理業務（顧客情報登録など）
顧客の登録作業を紙ベースやエクセル等で行なっていると、入力に手間がかかるだけでなく、ミスの可能性も高まります。
情報管理業務をシステム化すると顧客データの分析や集計などを自動化する事が期待できます。また、お客様からの問い合わせや、Webサイトで登録して頂いた顧客情報の自動登録、そしてシステム等による一括管理をすることで作業の効率化と入力ミスの防止に繋げる事が出来ます。
1-3-3顧客対応（コミュニケーション・入居対応・問い合わせ一次対応等）
顧客とのコミュニケーションにおいてもシステム等を導入することで効率化が期待できます。電話対応など人が対応すべき範囲でなければ、初期対応の自動化や、お客様との簡単なコミュニケーションをチェットで対応する事が可能です。
メールで返信が来ない顧客に対して自動で追客する事も出来ます。顧客が問い合わせした物件に似た条件のお部屋をピックアップし物件提案メールとして送信する事やメルマガなどを自動的に送る事ができ効率的に追客が出来るようになります。
人力で1通ずつ物件案内を送っていたとすれば、それだけで相当な時間がかかってしまい限界がありますが、追客業務をシステム化する事で大幅に時間や手間を削減することが可能です。
また、繁忙期などでお客様とのコミュニケーション頻度が増えると対応遅れや対応漏れなどの人的ミスが発生する可能性が高まり機会損失に繋がります。
顧客とのコミュニケーションは人的対応しなくてはいけないという固定概念を捨て0ベースで現状より効率化できないだろうかと考える事で、顧客や企業にとってより大切なコア業務に時間を活用できるようになります。
1-4.物件管理業務
物件管理業務は募集から退去までと業務内容が幅広く煩雑なため、どうしても多くの時間がかかってしまいます。入居者の入れ替わり時に発生する内装工事履歴やそれに伴う見積もり作成など１部屋だけでも扱う情報量が多く、管理戸数が増えると入力ミスや転記ミスなどが発生する可能性も高まります。
管理業務もシステム等を使うことで業務効率化できます。
自社管理している不動産、個人情報、見積書や契約書の作成、募集状況などの情報をまとめて管理できるシステムを導入することで煩雑な作業を効率化できます。
1-5.契約関係(売買契約・賃貸借契約・重要事項説明）
不動産における契約行為は書面+対面が宅建業法等で定められていましたが、重要事項説明をビデオ会議などでおこなうIT重説を皮切りに電子データ+非対面での契約行為が徐々に認められつつあります。
関連法案が成立して2022年5月からは完全オンラインでの契約が実現する事が決まっています。
紙の契約書を作成、郵送、保管する業務が電子データに切り替える事で大きく効率化できる業務といえるのではないでしょうか。
契約の完全オンライン化には、様々なメリットがあります。
- 契約日時の日程調整幅の拡大
- 来店困難な場合でも本人への説明が可能
- 顧客の移動間や費用等の負担軽減
- 顧客がリラックスした環境下での実施
その他にも、不動産査定や入金関係の業務など。各々効率化できる基礎的な業務はたくさんあります。
それらの業務を確実に効率化するためには、不動産テックに関する知識も非常に重要です。
次の章で、おススメの不動産テックサービス15選一覧をご紹介します。
2.業務効率化おすすめテックサービス15選
業務効率化が期待できるコンバートシステム(物件管理システム)
コンバートシステムに物件情報を登録する事で複数のポータルサイトへ効率的に広告する事が出来ます。賃貸では１週間に1回、売買では2週間に1回おこなうメンテナンス作業もコンバートシステムで処理する事が出来ます。
株式会社イー・ビジョンが提供するmiraie（ミライエ）は不動産のポータルサイト出稿をメインに業務をサポートするシステムです。時間のかかる物件入力作業を最新のテクノロジーとビッグデータ、AIを活用し、70%削減。コスト削減と生産性の向上に活用できます。後発のサービスという事もありユーザーの細かい要望にも対応できるユニークな機能が多い事が特徴です。
株式会社3Films（スリーフィルムス）が提供する不動3之助は物件管理、ポータルサイト一括入稿（コンバート）、顧客管理、業者間物件流通、帳票作成・出力などが行えるシステムです。物件データに時間がかかる、複数のポータルサイトへ掲載したいが手が回らない、入力ミスや掲載落とし忘れなどのミスが絶えない、などのお悩みをすべて解決します。
IT導入補助金の対象ITツールに認定されています。
お客様から売却依頼を頂くために不動産会社にとって必須となっている不動産一括査定サイト。様々なサイトがある中で利用したい不動産ポータルサイト第１位※の「リビンマッチ」は延べ5,100アカウント以上の不動産企業が加盟している業界大手の査定サイトです。
一般的な査定サイトではお客様から売却依頼を得る事がサービスの目的となっていますが、リビンマッチは売却依頼を得てからがスタートで媒介契約を結ぶ事を目的としています。
その為、他サイトにはない対面サポートが充実していて媒介契約率が高い事が選ばれている理由になっています。
※楽天リサーチ調べ
リビンマッチについては下記にも記載があります。
是非参考にしてみてください。
キマRoom!の賃貸物件コンバート機能は、連動サイトを追加するごとに発生する連動料や、物件数に応じた従量課金といった無用なコストが発生することなくリーズナブルに利用出来る事が特徴です。
『広告の入力作業に膨大な時間を費やしている』『他業務に手が取られポータルサイトの更新に手が回らない』そんな賃貸業者様の課題解決に役立ちます。営業時間を有意義に使い、業務負荷軽減・売上げ向上に繋げる事が出来ます。
業務効率化が期待できる顧客管理システム
株式会社いえらぶGROUPが提供するいえらぶCLOUDは、不動産業の支援のオールインワンのクラウドシステムです。複雑な顧客情報と追客業務を効率よく管理する機能が搭載されています。
追客業務を自動化・見える化することでより楽に、より手厚い追客を実現し、売り上げのアップと業務面のコストカットを図ります。また、ポータルサイトからの顧客登録や、追客状況の更新を自動化し、案件管理のコストも削減できます。
イタンジ株式会社が提供するノマドクラウドは、全国1,100店舗以上で導入されている不動産仲介会社の営業業務をサポートする顧客管理・業務改善クラウドシステムです。
自動追客機能や顧客管理、顧客専用ページ生成 ・AIによる自動返信機能など、顧客管理業務を改善できる機能が豊富にあります。反響来店率を上げる事を目的に追客に特化した顧客管理システムです。
業務効率化が期待できる基幹システム(ERP)
OBIC7は賃貸管理業の効率化から経営戦略迄を視野に入れた情報を活用できるシステムです。
管理業務形態に対応する多彩なシステムが特徴で、契約や退去、入出金の確認や送金などの基本システムに加えて、工事管理や査定、物件検索などのオプションが用意されています。
また物件ごとの家賃設定履歴や工事履歴、オーナーとの管理契約履歴など多彩な履歴管理によって経営分析や交渉業務に活用できます。
会計システムである勘定奉行とのシームレスな連携によって会計連携が可能です。数字データに基づくリアルタイムな経営戦略を実現できます。
J-Rent ASPはクラウドタイプのERPシステムです。
専用システムを購入して導入するのではなく、安価な初期費用と毎月のご利用料金で管理会社の煩雑な業務を一元管理できるサービスです。これにより、資産計上することなく、毎月の経費でシステムを利用することが可能です。
また、顧客ごとにカスタマイズも可能なため、要望に沿ったシステムを構築することが可能です。
更にクラウドサーバは独自のデータセンターにて管理しているため、24時間365日安心してご利用頂けます。
賃貸革命は日本情報クリエイトが提供する集客や管理に強い賃貸物件総合管理システムです。全国4,600社以上の不動産会社へ導入実績があります。
電子入居申し込み機能やクラウド版でテレワークにも対応しています。不動産BBという独自の業者間サイトを運営していて集客から管理まで幅広いサービスを提供しています。
賃貸革命10はIT導入補助金2021認定製品となっていて最大450万円の補助金交付が受けられる可能性があります。
i-SPはVISUAL RESEARCHが提供する賃貸管理システムです。台帳管理から契約、運用管理まで賃貸管理にまつわるすべてを担い、業務短縮を力強くサポートしてくれます。管理戸数10,000戸以上の賃貸管理会社からの指名も多く、堅牢なセキュリティを完備しています。
家賃決済・家賃保証サービスのVICCSや賃貸売買仲介業務を支援するi-CMとも契約情報や空室情報を連携する事で様々な管理業務の効率化が期待できます。
「賃貸名人」は、賃貸管理業務に必要な機能が全部入っている賃貸管理データベースソフトです。非効率なアナログ業務をデータ管理で解消します。その中でも、最も手間のかかると言われている家賃管理を合理的にしたファームバンキングが人気No.1の機能となっています。
主な機能
・画像やエクセルデータ等の電子ファイルも紐づいた物件情報管理
・更新者リストのアラート表示機能
・金融機関と連動した入金管理
また、お客様専用コールセンターが賃貸管理システムの操作面を徹底的にサポートするのでアフターフォローも充実しています。
保守サポートサービスに加入していると、ソフトのアップデートや大幅リニューアルの際も無償でバージョンアップする事ができます。
更に、ソフトの買いなおしがない点は類似サービスと異なるポイントと言えます。
業務効率化が期待できる不動産テックサービス
売買革命は賃貸革命と同様に日本情報クリエイトが提供するサービスです。
不動産売買の煩雑な業務をサポートする機能が利用できます。
物件管理機能や集計・分析機能・追客機能や情報共有機能が１つになっているサービスです。複数のポータルサイトに物件送信、マッチングメールで自動追客、影響活動などを社内で簡単に共有できます。
賃貸革命と同様にこちらのサービスもIT導入補助金2021認定商品です。
イエシルコネクトは1都3県、約73万棟のマンションデータを搭載している営業支援ツールです。新築時の価格、価格査定エンジンによる独自査定結果、マンション周辺の地震・洪水・液状化など、分散する災害データを一元的に検索、参照、ダウンロードすることが可能。接客準備や物件調査、案内、資料送付、契約書作成などあらゆる場面で活用が可能です。
現在はリリース記念キャンペーン中の為、無料で利用可能です。
Atlicu（アトリク）は不動産の追客に特化したチャットアプリです。
LINEとは異なり、スタッフ間で追客の履歴を管理画面で共有できるのが特徴です。不動産の追客に特化した画面でお客様にとってより見やすい物件情報やメッセージを送ることができます。
チャットはメールに比べて見てもらいやすく、手軽に内容を確認してスピーディーにコミュニケーションをとる事が可能です。
新型コロナ対策支援キャンペーンとして初期費用と月額利用料3ヵ月分が0円でご利用いただけます。
ラクテック反響倍増君は賃貸仲介会社向けの物件入力支援ツールです。
不動産仲介会社がおこなっている物件入力や物出し、物件選定にかかる作業をRPAやAIといったソリューションを利用する事で95％削減しています。
物件選定をAIがサポートしている為、属人化している物出しや物件選定業務を標準化して業務効率化や働き方にも良い影響を与えています。
AIはデータが増えれば増えるほど精度が上がっていくモデルとなっていて、不動産情報の反響予測に関して特許も取得しています。
3.業務効率化のシステムを選ぶポイント
4章で説明をしたサービスは不動産向けの中でも一部であり業務効率化に役立つツールやシステムには他にも様々なものがあります。その為、どのサービスを選ぶ事が自社にとって良いのか悩むケースもあると思います。
ツールやシステムを導入する場合に押さえておくポイントは４つあります。
3-1 導入目的
導入にあたって一番重要なポイントが導入目的を明確にする事です。
「とりあえず業務効率化に繋がりそうだから」「知り合いの企業が導入している」「有名なツールだから」といった理由だけで導入してしまうと、自社の業務効率化とは関係ないサービスを導入してしまう可能性があります。
現在の業務を洗い出しそれぞれの業務に何時間かかっていて、該当業務の何を改善したいのかといった様に自社の課題を明確にした上で、課題解決に適したツールやシステムを選択する事が必要です。
ツールやシステムは目的を達成するための手段であり、導入する事が目的となっていはいけません。
3-2 クラウドタイプ
以前はツールやサービスは企業内でシステムを管理し運用する「オンプレミス型」のシステムが主流となっていました。
しかし、現在はインストール不要で環境を選ばずに利用できる「クラウド型」のシステムが増えてきています。
クラウド型のサービスは、ベンダーと契約すればすぐに利用を開始することができます。 アクセス障害などのトラブルが生じた場合も、ベンダー側で対応を行うため、専門知識を持った社員がいない企業も安心して利用できます。
ソフトウェアのアップデートも自動対応され導入コストが安いと言った特徴もあり基本的にはクラウドタイプを念頭に導入検討する事をおススメしています。
3-3 操作感
現場の方々に利用されなければどんなに良いサービスでも導入の意味がありません。
画面の見やすさや、実際の操作感も選ぶときの重要なポイントになります。
多数の機能を有していても、使い方が複雑で使用されなければ業務効率化は実現しません。
導入時は現場の意見も積極的に取り入れて判断する事で導入後のミスマッチを防ぐことが出来ます。ベンダーによってはトライアルが用意されている為、一部の現場社員で利用した上で導入判断を下すとより確実です。
3-4 汎用性
汎用性が高く、自社の希望に応じて機能追加や修正できるシステムであるかどうかも重要です。業務内容の変更や追加がある際に、既存のシステムを利用しながら新しく発生した課題にたいして必要な機能を追加する事が出来ます。
不動産業務効率化ツールのまとめ
不動産業界は、他の業界と比べても労働時間が長い業界です。
逆にITツールやシステムを導入する事で業務効率化出来る余地が沢山ある業界ともいえます。
デジタル庁新設や完全オンライン契約の関連法案が成立し不動産業界に更にIT化の波が押し寄せてくると考えられます。
エンドユーザーの新しいニーズを満たす為にデジタル化を進めていくことが生き残れる不動産会社の条件になっていきます。
先ずは今回の記事がシステムやツール導入に悩むご担当者の方の参考になれば幸いです。
今後も継続して不動産業務効率化についての記事を執筆していきますので引き続き宜しくお願い致します。
そのほかの業務効率化ツールに関しては下記で解説しています。
ぜひ参考にしてみてください。
